Em 20 meses de implementação do Sistema Eletrônico de Informações (SEI) no governo de Brasília, mais de 3 milhões de documentos eletrônicos e 835 mil processos já foram criados pelos 44 órgãos que tramitam documentos, em parte ou em 100% dos processos das unidades administrativas.
Dos 44 órgãos que adotaram o SEI, 34 tramitam eletronicamente 100% dos processos. O documento que completou os 3 milhões é da Secretaria de Fazenda, que introduziu o sistema em março de 2017.
Em julho, o Executivo local alcançou a marca de 1 milhão, nesse caso, assinado pelo Instituto Brasília Ambiental (Ibram). Também coube ao órgão, que adotou o SEI em setembro de 2016, assinar o documento de número 2 milhões.
O SEI é uma ferramenta de inovação para gerir documentos e processos eletrônicos.
Com diversos recursos, o software permite a tramitação de processos em um meio totalmente virtual, acessível por qualquer dispositivo que esteja conectado à internet. Isso facilita o acompanhamento dos processos e reduz o uso de recursos materiais.
Até junho de 2018, todas as 31 administrações regionais do DF deverão ter adotado o SEI. Segundo o cronograma, as sete primeiras, a partir de 20 de fevereiro, serão:
- Brazlândia
- Lago Norte
- Samambaia
- Santa Maria
- São Sebastião
- Taguatinga
- Varjão
Economia com papel e combustível
No Corpo de Bombeiros Militar do DF, projeto-piloto na introdução do SEI no governo de Brasília, o consumo de papel caiu 80%. A redução no Ibram foi de 67%, seguida por uma economia de 52% no consumo da Secretaria de Planejamento, Orçamento e Gestão e de 40% na de Fazenda.
A economia alcançada com a ferramenta eletrônica vai muito além do papel que deixa de ser impresso. Ao tramitar em meio eletrônico, o Estado reduz as despesas postais e gastos com combustível, uma vez que os documentos não precisam mais ser transportados por veículos oficiais entre as unidades.
Na Secretaria de Saúde, por exemplo, o controle de malotes recebeu 13.026 documentos e processos em dezembro de 2016 — número que caiu para 5.290 no mesmo mês do ano passado, após a implementação do SEI na pasta.
Até mesmo itens de escritório, como carimbo, tinta, grampos e capas de processo, passam a ser cada vez menos solicitados.
O acesso às informações em tempo real otimiza o fluxo documental, aumenta a produtividade e a rapidez na tomada de decisão, além de dar transparência aos procedimentos.
Todos esses fatores fizeram com que o tempo de espera para cadastro de condutores do Ibram caísse de cinco para apenas um dia. A conclusão do julgamento de auto de infração reduziu o trâmite de sete para três meses.
No Corpo de Bombeiros, o pedido de transferência para a reserva remunerada foi de 90 para menos de 30 dias.
Até junho de 2018, o SEI estará em 90 órgãos, o que significará 100% dos servidores com acesso à ferramenta — 86% já a utilizam.
O sistema permite produzir, receber, assinar, editar, tramitar e armazenar documentos e processos de forma eletrônica.
Eles podem ser acessados de forma simultânea pelos órgãos públicos, usuários devidamente cadastrados e pelos cidadãos — por meio externo — mesmo que estejam distantes fisicamente do local de trabalho ou fora do Distrito Federal.
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